Bunte Farbe kostet nicht mehr. So gelingt eine moderne Bürogestaltung mit kleinem Budget.

Ein Bällebad, eine Rutsche oder gleich ein neuer Glaspalast? Das können wir uns nicht leisten! Viele Unternehmen denken bei der Umgestaltung eines Büros in eine moderne Arbeitswelt gleich an einen großen Umbau oder eine komplette Renovierung – dafür fehlt aber das Budget. Die Konsequenz: Es wird gar nichts getan und die Büros stehen leer! Denn Mitarbeitende arbeiten lieber im Home Office als in einem ungemütlichen Büro mit viel zu vielen leeren Schreibtischen und zu wenig Raum für persönliche Begegnungen, kreative Workshops und Rückzugsmöglichkeiten für Videokonferenzen. Aber was tun, wenn das Budget nicht für einen kompletten Umbau des Büros reicht?

Wir können Mitarbeitende nicht zwingen, in einem Büro zu arbeiten, in dem sie sich unwohl fühlen und nicht produktiv sein können

Bereits 2017 gaben in einer repräsentativen forsa Umfrage vom Industrieverband Büro und Arbeitswelt (IBA) 78% der Befragten an, dass die Arbeitsplatzgestaltung ihre Produktivität direkt beeinflusst. 40% sahen jedoch einen großen Nachholbedarf beim Raumklima und 60% klagten über einen zu großen Geräuschpegel aufgrund fehlender Rückzugsmöglichkeiten. Der Unterschied zu heute: Mitarbeitende sind trotzdem ins Büro gekommen und haben dies ertragen, weil die Aufgaben ausschließlich im Büro erledigt werden konnten. Durch die Verbreitung des Home Offices während der Corona-Pandemie und verbesserte technische Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit ist das jedoch heute nicht mehr so.

Die Folge: Die Mitarbeitenden bleiben im Home Office und das Teamgefühl durch fehlende persönliche Begegnungen und Innovationen durch co-kreative Prozesse bleiben auf der Strecke. Zwingen Unternehmen jedoch Mitarbeitende in unzureichend gestalteten Büroräumen zu arbeiten, steigen Stress und Unzufriedenheit – mit direkten Konsequenzen für die Arbeitsqualität und Loyalität. Das bedeutet für die Unternehmensführung: ob mit oder ohne Budget kommen wir heute nicht drumherum, die Bürogestaltung ins hier und jetzt zu holen. Denn ob ich einen Raum mit weißer oder bunter Farbe streiche: die Kosten sind die gleichen – das Raumgefühl jedoch ein völlig anderes.

Kleine Investition, große Wirkung: mit diesen Maßnahmen gelingt eine moderne Bürogestaltung ohne Umbau

Für eine moderne Bürogestaltung ist nicht immer der ganz große Wurf notwendig. Es gibt eine Vielzahl an kostengünstigen und sehr wirkungsvollen Maßnahmen, die ein passendes Raumangebot schaffen und Raumgefühl, Akustik und Klima verbessern:

• Leere Einzelbüros als Rückzugsräume nutzen
• Meeting Points in Großraumbüros ergänzen
• mit Farben ein neues Raumgefühl schaffen
• die Akustik durch Vorhänge und Teppiche verbessern
• mit indirekter Beleuchtung das Wohlbefinden steigern
• mit Grünpflanzen ein gutes Raumklima schaffen

Und egal, ob ihr gleich alles in Angriff nehmt oder mit einer Sache startet: mit jedem kleinen Schritt macht ihr Euch auf den Weg, ein modernes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende gerne und freiwillig arbeiten. Also, probiert es einfach mal aus – Eure Teams werden es sicher zu schätzen wissen!

Tipp Nr. 1: Leere Einzelbüros als Rückzugsraum nutzen

Videotelefonie gehört heute zum Arbeitsalltag – in einem Großraumbüro stören wir dabei aber andere Kolleg:innen und auch für vertrauliche Gespräche benötigen Mitarbeitende eine Rückzugsmöglichkeit. Leer stehende Einzelbüros sind ideal, um ohne größere Umbaumaßnahmen diese notwendigen Rückzugsorte zu schaffen. Auch können diese Räume für Pausen und Erholung genutzt werden und so Burnout vorbeugen und die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern.

Für die Umnutzung von Einzelbüros als Rückzugsraum ist lediglich eine passende Ausstattung notwendig. Das kann zum Beispiel ein kleiner Besprechungstisch, eine Sitzecke für ein Mitarbeitergespräch oder auch ein Sofa zur Erholung sein. Außerdem sollten Flipcharts, Whiteboards, Pinnwände und Bildschirme ergänzt werden, um das Arbeiten in der Kleingruppe zu ermöglichen. Vorhänge oder andere Textilien fördern außerdem das Gefühl von Vertraulichkeit, verbessern die Akustik und verhindern, bei einem Videotelefonat von der Sonne geblendet zu werden.

Tipp Nr. 2: Meeting Points in Großraumbüros ergänzen

Da Aufgaben in konzentrierter Einzelarbeit heute gut im Home Office erledigt werden können, werden Schreibtische in Büros heute nur noch selten genutzt. Gleichzeitig fehlt es insbesondere in Großraumbüros oftmals an Orten, wo Mitarbeitende sich für eine kurze Besprechung oder einen informellen Austausch treffen können. Eine kostengünstige Möglichkeit, die Büroflächen sinnvoller zu nutzen, ist, die Arbeitsplätze durch Meeting Points zu ersetzen.

Das können beispielsweise Sitzecken mit einem Sofa und Sesseln oder auch ein Stehtisch mit entsprechenden Stühlen sein. Um ein bisschen Privatsphäre zu schaffen und Kollegen nicht zu stören, eignen sich Sofas oder Sessel mit einer hohen Rückenlehne. Alternativ können auch Stehtische eingesetzt werden. Hier schaffen unterschiedliche Höhen in der Möblierung zusätzlich optische Orientierungspunkte im Raum und geben den Nutzenden Struktur und Sicherheit. Ein Teppich unter der Sitzgruppe unterstützt zusätzlich den Effekt.

Der Ort für Meetingpoints sollte so gewählt werden, dass die Gespräche dort andere nicht stören, gleichzeitig aber so zentral, dass auch zufällige Begegnungen möglich sind. Wenn Meetingpoints auch für fachliche Gespräche genutzt werden sollen, ist die Ausstattung mit einem Bildschirm zum Teilen von Präsentation oder anderen Inhalten zu empfehlen. Diese können auch eine mobile Präsentationslösung auf Rollen sein, damit diese kostengünstig auch an anderen Orten flexibel eingesetzt werden können.

Möbel auf Rollen ermöglichen zusätzlich eine flexible Nutzung an verschiedenen Orten oder auch das einfache Wegräumen der Möbel, um beispielsweise das Büro für eine größere Veranstaltung, ein Teammeeting oder ein Standup Meeting nutzen zu können. Für eine verbesserte Akustik können Meetingspoints mit mobilen Akustiktrennwänden, Grünpflanzen oder Vorhängen abgetrennt werden.

Eine der geringsten Investitionen in der Raumgestaltung ist eine farbige Wandgestaltung im Büro. Denn irgendwann steht immer das Streichen der Wände und vielleicht auch der Decken an. Eine bunte Farbe kostet dabei oftmals nicht mehr als eine weiße – die Wahl der Farbe hat jedoch einen Einfluss auf Aktivität und emotionale Zustände und damit auch das Stressempfinden.

So wirken die Farben Blau und Grün beruhigend und fördern die Kreativität während Orange, Gelb und Rot eine aktivierende Wirkung haben und die Konzentration für detailorientierte Aufgaben fördern – gleichzeitig aber auch eine Stressbelastung weiter verschärfen können. Die in vielen Büros gewählte Farbe Weiß oder blasse einfarbige Räume haben hingegen keine Wirkung – ein verschenktes Potenzial.

Die räumliche Wahrnehmung wird außerdem von Farbkontrasten bestimmt, indem sie räumliche Entfernungen suggerieren und Räume damit größer oder kleiner wirken lassen. Entgegen vieler Vermutungen vergrößert eine dunkle Wandfarbe beispielsweise den Raum, wenn man helle oder weiße Möbel davorstellt, da die Wand optisch in den Hintergrund tritt. Helle Decken und Wände lassen den Raum hingegen höher erscheinen.

Wer darüber hinaus etwas mehr investieren möchte, kann zusätzlich Effekte durch eine Wandgestaltung mit Tapeten erzielen. So können Drucke ein spezielles Thema des Raumes aufgreifen, einen Bezug zur Natur herstellen oder auch grafische Elemente dem Raum Struktur und Richtung geben. Außerdem können spezielle Akustiktapeten zusätzlich die Lärmbelästigung im Büro reduzieren. Auch Akustikpaneele aus Textilien an der Wand helfen dabei, ein besseres Raumgefühl zu schaffen.

Tipp Nr. 4: Die Akustik durch Vorhänge und Teppiche verbessern

Persönliche Begegnungen und Meetings mit Kolleg:innen sind heute die wichtigsten Gründe, das Home Office gegen das Arbeiten im Büro einzutauschen. Insbesondere in Großraumbüros führen Gespräche aber häufig zu einer Lärmbelästigung. Der Einsatz von Vorhängen, Teppichen oder anderen Textilien kann hier schnell und ohne großen Aufwand Abhilfe schaffen.

Zusätzlich können Vorhänge als Raumtrenner eingesetzt werden und so gleichzeitig Zonen für kleine Workshops oder Meetings geschaffen werden. Auch am Fenster unterstützen sie positiv die Akustik und sorgen gleichzeitig für eine bessere Beschattung und eine wohnlichere Atmosphäre. Spezielle Akustikstoffe können den Effekt außerdem noch verstärken. Auch Teppiche „schlucken“ unerwünschte Geräusche und helfen dabei, den Raum in kleinere Abschnitte zu unterteilen, und verbessern so die Orientierung im Raum.

Wichtiger Hinweis: Mit Teppichen keine „Stolperfallen“ schaffen, insbesondere für Mitarbeitende, die einen barrierefreien Zugang benötigen. Und: Textilien sollten immer der Brandschutzverordnung entsprechen. Hier sind Produkte zu empfehlen, die speziell für den öffentlichen Raum oder Büros entwickelt wurden.

Indirekte Lichtquellen können zum Beispiel Steh-, Tischleuchten oder Hängeleuchten sein. Sie können am Arbeitsplatz oder auch an Kommunikationspunkten wie Meetingspoints, Esstischen oder auch Loungeecken einfach ergänzt werden und fördern so eine wohnliche Atmosphäre. Sollte an diesen Punkten keine Stromversorgung vorhanden sein, können Akku-Leuchten zum Einsatz kommen. Das Ein- und Ausschalten kann darüber hinaus zentral über Funk oder Zeitschaltuhren gesteuert werden.